Gelen e arşiv fatura nasıl iptal edilir

Ticari faaliyetlerin gelişim ve değişimiyle birlikte fatura düzenleme ve gönderme işlemlerinde de birtakım farklılıklar ortaya çıkmıştır. Geleneksel usullere göre çok daha tasarruflu, hızlı ve güvenilir olan bu sistemler sayesinde fatura düzenlemek, göndermek ve kaydetmek gibi işlemler pratik hizmetler haline gelmiştir. Bu hizmetler arasında yer alan ve bazı mükellefler için kullanımı zorunlu hale gelen e-Arşiv fatura nedir ve nasıl hazırlanır gibi hususlar; özellikle e-ticaret mensupları için önem taşır. e-Arşiv fatura düzenlemek ve göndermek için yeni nesil hizmet sistemleri ve programlar geliştirilmiştir.

e-Arşiv Fatura Nedir? 

e-Arşiv fatura; VUK (Vergi Usul Kanunu) gereği fiziki ortamda fatura düzenlemesi mecburi olan ve e-Fatura kapsamında hizmet vermeyen mükelleflerin, vergi mükellefiyeti olmayan kimseler için düzenlediği elektronik belgelerdir. Bu belgelerde fiziki fatura ve e-Faturada yer alan tüm bilgiler mutlak olarak ibraz edilir, ayrıca bu elektronik evraklar kâğıt faturayla aynı işleve sahiptir. 

01/01/2020 tarihinden itibaren e-Fatura kullanan mükellefler için de e-Arşiv fatura kullanımı mecburi hale gelmiştir. Dolayısıyla tüm elektronik fatura düzenleyicileri için önem kazanan konuların başında; düzenleme detaylarıyla birlikte “e-Arşiv fatura iptali ve e-Fatura nasıl iptal edilir?” de yer alır. 

e-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır? 

“e-Arşiv fatura nasıl iptal edilir?” sorusunu merak eden mükelleflerin öncelikle GİB Portal uygulamasına giriş yapması gerekir. Bu portala giriş için mali mühür veya elektronik imza kullanılmalıdır. Uygulamaya giriş yapan, entegratör kullanan ve e-belge kullanmayanlar ise şifreleriyle birlikte e-Arşiv fatura portalına giriş yapmalıdır. 

Kullanıcı girişi yapıldıktan sonra e-Arşiv fatura iptal talebi için izlenmesi gereken adımlar şu şekildedir: 

• “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesi açılmalıdır.
• Ekranda belge tarihini baz alacak şekilde tarih aralıklı sorgu yapılmalıdır. 
• Tarih aralıklı sorgu ile birlikte listelenen belgeler arasında iptal edilecek belge seçilmelidir. 
• İptal gerekçesi kısmına, iptal etme nedenleri belirtilerek “uyarıyı okudum” bölümüne tik atılmalıdır. 
• Uyarı tiki atıldıktan sonra aynı sayfada aktif hale gelen “iptal talebi oluştur” butonuna tıklanmalıdır. 
• İşlemlerin ardından ekrana gelen “iptal talebiniz oluşturuldu” yazısıyla birlikte iptal işlemi başlatılmış olur. 
• İptal onay veya ret cevabını takip etmek için “adıma düzenlenen belgeler” sekmesindeki “iptal / itiraz durumu” sütunu incelenmelidir.

“e-Arşiv nasıl iptal edilir?” sorusuna yanıt arayan kullanıcılar için, portal kullanımının detaylarını bilmesi oldukça önemlidir. GİB Portal hizmeti fatura işlemlerinin düzenleme, kayıt ve iptal işlemlerinin yapılabildiği bir adrestir. Bu nedenle her sekme ve menüde fatura yönetimine ilişkin detaylar bulunur. İptal ve itiraz işlemleri için de bu menülerde yer alan özel sütunlar bulunmaktadır. 

e-Arşiv Fatura İptal Süresi  

e-Arşiv fatura iptal işlemleri için mükelleflerin dikkate alması gereken bazı süreler söz konusudur. Çünkü her durumda belgenin iletilme tarihinden itibaren geçen 7 gün (iş günü) içinde iptal talebinin oluşturulması gerekir. 

e-Arşiv fatura iptalleri tarafların gerçekleştirdiği işlemlere göre şu şekilde sıralanabilir: 

1. Kendisine düzenlenen e-Arşiv faturanın iptal talebini oluşturma 
2. Kendisinin düzenlediği e-Arşiv faturaların iptali için talep oluşturma 
3. Kendisinin düzenlediği e-Arşiv fatura için düzenlenen kişinin yaptığı iptal talebini onaylama / reddetme 
4. Kendisi için düzenlenen e-Arşiv faturalara yönelik iptal / itiraz talebini onaylama – reddetme 

Fiziki fatura ve evraklarda olduğu gibi e-Belgeler için de iki tarafın farklı işlem hakları bulunur. e-Belgelerin düzenlenen ve düzenleyen tarafları, tek taraflı olarak iptal talebinde bulunabilir. Bu talebin ardından ilgili belgenin iptaliyle alakalı bilgilendirilen karşı taraf, iptal talebini onaylayabilir ya da reddedebilir. e-Arşiv iptal talebi onaylama ve reddetme işlemleri iptal / itiraz yönetim menüsünden yapılır. 

GİB e-Arşiv Fatura İptali 

e-Arşiv fatura düzenlemeleri, çeşitli sebeplere bağlı olarak iptal edilebilir. Mükelleflerin elektronik ortamda bu faturaların iptali için takip etmesi gereken bazı adımlar bulunur. Çünkü iptal işlemlerinde öncelikle talep oluşturulması gerekir. 

Düzenleyen ya da düzenlenen tarafın fatura iptaliyle ilgili iptal talebinde bulunması portal girişi ile mümkündür. Talebin ardından e-Arşiv iptal onaylama ve ret sonuçlarına bağlı olarak elektronik faturaların iptal yansımaları gerçekleştirilir. Süresi aşılan iptal talepleri için sistem üzerinden işlem yapmak yerine iade faturası ya da gider pusulası kesilmesi yöntemleri kullanılır. 

Adınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturalar İçin İptal Talebi Oluşturma 

Mükelleflerin düzenlediği e-Arşiv faturalar, sistem aracılığıyla ya da fiziki şekilde basılarak muhataplarına iletilir. Bu iletinin ardından geçen 7 gün içerisinde adına fatura düzenlenen taraf, faturanın iptali için GİB Portal aracılığıyla talepte bulunabilir. Bu talebin düzenlenme tarihinden sonraki ayda 20 gün içinde tamamlanmaması söz konusu olursa; itiraz eden tarafın sanal formunda fatura yer almaz ancak düzenleyen tarafın sanal formunda fatura yer almaya devam eder. 

e-Arşiv fatura iptal talebinden sonra faturayı düzenleyen tarafa, ilgili faturaya ilişkin iptal talebi bildirim olarak gider. Bildirimin incelenmesi ve iptal isteğinin onaylanması, düzenleyen tarafın sistem arayüzü ile yapılır. Eğer iptal talebi onaylanırsa, her iki taraf için de artık söz konusu belge sistem kayıtlarında görünmez. 

Düzenlediğiniz e-Arşiv Faturalar İçin Gelen İptal Talebini Onaylama ve Reddetme 

Mükellefler tarafından düzenlenen e-Arşiv faturalar; düzenledikleri tarafın iptal talebi oluşturabileceği belgelerdir. Bu belgeleri GİB Portal aracılığıyla iptal ettirmek isteyen kişi ya da kurumlar, ilgili belge için iptal talebi oluşturup düzenleyiciye gönderir. Faturayı düzenleyen mükelleflerin e-Arşiv faturalar için gelen talepleri onaylaması veya reddetmesi gerekir. Onay ya da ret bildirimi yine sistem arayüzünden yapılır ve muhatabına bildirilir. 

Düzenlenen e-Arşiv fatura için yapılmış bir iptal talebinin değerlendirilmesi şu şekilde yapılır: 

• Sistem girişinin ardından “gelen iptal / itiraz talepleri” menüsü açılır. 
• Yeni sekme üzerinden iptal ve itiraz talebi olan faturalar listelenir. 
• Onay verilmek istenen talepler varsa “talep kabul et” butonuna tıklanır.
• Talebin kabul edilmesiyle birlikte e-Arşiv fatura; sanal BA ve satıcı BS formunda yer almaz. 
• Reddedilmek istenen e-Arşiv faturalar varsa, listeleme ekranında “talep reddet” butonu tıklanır. 
• Reddedilen e-Arşiv faturalar sanal BA ve satıcı BS sisteminde görüntülenmeye devam eder. 

Mükellefler için e-Arşiv faturalara gelen iptal ve itiraz taleplerinin değerlendirilmesi; belge takibi açısından önemlidir. İptal işlemleri tamamlanan e-Belgeler sistem listelemelerinde yer almaz. Böylece fiziki ortamda iptali gerçekleşen ticari hareketlerin, dijital ortamdaki kayıtları da iptal edilebilir. 

e-Arşiv Faturayı Düzenleyen Tarafından İptal Talebi Nasıl Oluşturulur? 

GİB Portal kullanıcısı olan mükellefler için e-Arşiv fatura düzenleme ve gönderme işlemlerinin yanı sıra iptal ve itiraz işlemlerini de yapmak mümkündür. Portal menüleri kullanılarak yapılan bu işlemler için mükelleflerin takip etmesi gereken bazı adımlar söz konusudur. 

e-Arşiv faturanın düzenlenmesinin ardından muhataba iletilmesi de yine sistemler üzerinden yapılır. Bu iletilme işleminin ardından geçen 8 gün içerisinde düzenleyen tarafın iptal işlemi yapma hakkı bulunur. 

GİB Portal kullanarak e-Arşiv fatura iptal talebi oluşturmak isteyenlerin izlemesi gereken uygulama aşamaları şunlardır: 

• Sistem girişinin ardından “düzenlenen belgeler” sekmesi açılır. 
• Sekmede bulunan sorgulama bölümüne ilgili belgenin tarihinin dahil olduğu bilgi girişi yapılır. 
• Tarih sorgulamasıyla listelenen faturalar arasında iptal talebi oluşturulacak e-Arşiv fatura seçilir. 
• “Uyarıyı okudum” ibaresine tik atılır ve “iptal talebi oluştur” butonu aktif hale gelir. 
• “İptal talebi oluştur” butonu aktif hale geldiğinde tıklanır ve talep gönderilir. 
• Düzenlenen faturanın iptali onaylanırsa BA ve BS sistemlerindeki kayıt kaldırılır. 

Düzenlenen e-Arşiv faturanın iptal talebiyle ilgili onay / ret durumu; “düzenlenen belgeler” sekmesinde yer alan “iptal-itiraz durumu” menüsü kullanılarak takip edilir. Faturayı düzenleyen mükellefler iptal taleplerinin onaylanıp onaylanmadığını bu şekilde öğrenebilir.  

Adınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturalar İçin Gelen İptal Talebini Onaylama ve Reddetme  

Alışveriş sonrası mükelleflerin oluşturduğu e-Arşiv faturalara, düzenlenen tarafların da sistem üzerinden erişmesi mümkündür. Ayrıca yine GİB Portal aracılığıyla bu faturalar için oluşturulan iptal talepleri, düzenlenen kişi ve kurumlara gönderilebilir. İptal ve itiraz işlemleri için düzenleyici mükellefin GİB sistemi ile talep oluşturması gerekir. İlgili faturanın iptal ve itiraz talebiyle ilgili düzenlenen taraf için bildirim oluşturulur. 

Adınıza düzenlenen iptal ve itiraz taleplerini “gelen iptal/itiraz talepleri” sekmesi ile takip edebilirsiniz. Düzenleyici tarafın oluşturduğu e-Arşiv faturanın düzenlenme ve iletilme tarihini kapsayan aralık; sorgulama sistemine girildiğinde fatura listelemesi yapılır. Listeleme ekranında ilgili iptal talebi görüntülenir. İptal işlemini onaylamak isteyen kullanıcılar “talep kabul et” butonunu tıklayarak oluşturulan iptal talebini onaylayabilir. 

Düzenlenen e-Arşiv faturanın, düzenleyici tarafından oluşturulan talebini reddetmek için “gelen iptal/itiraz talepleri” sekmesinden sorgulama yapılır. İlgili iptal talebi listelenir ve söz konusu fatura seçilir. Ardından “talep reddet” butonu tıklanır ve iptal talebi reddedilir. Eğer düzenleyicinin oluşturduğu iptal talebi reddedilirse hem alıcının sanal BA formunda hem de satıcının sanal BS formunda söz konusu fatura yer almaya devam eder. 

e-Arşiv Faturalar İçin İtiraz Talebi Oluşturma  

e-Arşiv fatura kullanan mükellefler ve alışverişte adına e-Arşiv fatura düzenlenen tüketicilerin bu faturalara sistem üzerinden itirazda bulunması mümkündür. e-Arşiv itiraz talebi oluşturmak için her iki taraf da GİB Portal’a mali mühür kullanarak giriş yapabilir ya da özel entegrasyon yöntemini kullanabilir. 

Entegrasyon yöntemiyle itiraz talebi oluşturan mükelleflerin, başkanlığa göndermeleri gereken itiraz raporunu baz alması gerekir. Bu raporda yer alan e-Belgeler için itiraz talebinde bulunabilirler. 

GİB kullanarak ya da entegrasyon yöntemiyle mükelleflerin yaptığı itiraz talepleri yine portal aracılığıyla onay sürecine alınır. Sistem arayüzünde bulunan itiraz onay / ret menüleri, oluşturulan itiraz talebini kabul etmek ya da reddetmek için kullanılır. Alıcılar “gelen itiraz / iptal bildirimleri” sekmesinden talep oluşturulan e-Belgeleri listeler ve onay / ret işlemlerini tamamlar. Ardından onay veya ret durumuna göre e-Belgenin BA ve BS formundaki görüntülenme durumu gerçekleşir. 

Adınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturalar İçin İtiraz Talebi Oluşturma 

e-Arşiv fatura oluşturan mükelleflerin, bu belgeleri alıcılara iletmek için portal kullanması gerekir. Portal üzerinden iletimi yapılan belgelere bu tarihten itibaren 7 iş günü içinde alıcıların itiraz etmesi mümkündür. 

İtiraz talebi oluşturmak isteyen alıcılar ilgili belgenin tarihini de kapsayan aralıklarla sorgulama yaparak listelemeyi tamamlar. Listelemenin ardından ilgili belge seçilir ve itiraz işlemi yapılır. İtiraz edilen e-Arşiv faturaların onay / ret süreci düzenleyen mükellefin sistemi üzerinden yönetilir.  

Düzenlediğiniz e-Arşiv Faturalar İçin Gelen İtiraz Talebini Onaylama ve Reddetme  

Mükellefler tarafından düzenlenen e-Arşiv faturaların itiraz talepleri; GİB portal yöntemi kullanılarak kabul edilir veya reddedilir. Bu işlemin yapılabilmesi için mükelleflerin öncelikle sisteme giriş yapmaları, ardından itiraz sürecini yönetecekleri menülerle işlem yapmaları gerekir. Kullanıcılar itiraz süreçlerini özel entegratör ya da entegrasyon yönetimi aracılığıyla da gerçekleştirebilir.  

GİB portal sistemindeki “Gelen itiraz / iptal talepleri” menüsünden; düzenlenen e-Arşiv faturalar için oluşturulan itiraz talepleri listelenir. Listelenen taleplerin kabul edilmesi için “talebi onayla” ya da “talebi reddet” butonları kullanılır. 

e-Arşiv itiraz talebi reddetme veya onaylama tamamlandıktan sonra; ilgili belgenin itiraz sürecine ilişkin sonuç, karşı tarafın sistemine bildirim olarak düşer ve listelenebilir. 

e-Arşiv Faturayı Düzenleyen Tarafından İtiraz Talebi Nasıl Oluşturulur? 

e-Arşiv fatura düzenlemesi yapan mükellefler, çeşitli sebeplere bağlı olarak faturaya itirazda bulunma hakkına sahiptir. İtiraz talepleri, GİB Portal sistemi aracılığıyla ya da entegrasyon sistemleri kullanılarak yapılabilir. 

e-Belge kullanıcısı olmayan ve 5.000-30.000 TL üzeri belgeler düzenleyen taraflar için itiraz işlemleri V.D. kullanıcı kodu ve şifreleri kullanılarak yapılır. Entegratör sistemleri kullanan düzenleyiciler için itiraz işlemleri, “itiraz raporu” aracılığıyla gerçekleştirilir. 

GİB Portal aracılığıyla e-Arşiv fatura itiraz işlemi yapmak isteyen mükellefler; sisteme girişin ardından “düzenlenen belgeler” sekmesini açmalıdır. Bu sekmede yer alan sorgulama ekranına, itiraz işlemi yapmak istedikleri belgenin tarihini içerecek şekilde bilgi girişi yapılması gerekir. 

Listelemenin ardından itiraz gerekçesi alanına açıklama girişi yapılır. “Uyarıyı okudum” ibaresi işaretlendikten sonra “itiraz talebi oluştur” butonuna tıklanır. İşlemlerin tamamlanmasının ardından sistemden “talep başarıyla oluşturuldu” uyarısı gelir ve talebin muhatabına bildirim olarak gitmesi sağlanır. 

Adınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturalar İçin Gelen İtiraz Talebini Onaylama ve Reddetme 

GİB Portal aracılığıyla e-Arşiv faturalara ilişkin itiraz süreçlerini yürütmek mümkündür. Bu işlemler hem düzenleyici hem de düzenlenen taraf için portal üzerinden veya entegratör sistemleriyle gerçekleştirilebilir. 

Alıcının, adına düzenlenen e-Arşiv faturaya ilişkin itiraz süreçlerini yönetmesi, sistemde bulunan menülerle sağlanır. “Gelen iptal / itiraz talepleri” sekmesi itiraz işlemlerinin gerçekleştirilmesi için kullanılır. 

Alıcılar, kendilerini için düzenlenmiş e-Arşiv faturalara düzenleyici tarafından yapılan itirazları onaylayabilir veya reddedebilir. Bunun için iptal / itiraz sekmesinden sorgulama yaparak gelen talepleri görüntülemeleri gerekir. 

Listeleme sonrası ekranda bulunan “talep kabul et” butonuyla e-Arşiv faturanın itirazı kabul edilebilir. Ret işlemleri için aynı ekranda bulunan “talep reddet” butonuna tıklanmalıdır. İtirazı kabul edilen belgeler; ait olduğu tarihin sonrasındaki ayın 20. gününe kadar işlem gerçekleşirse BA ve BS formunda yer almayacaktır. 

e-Arşiv Fatura İçin Gelen İtiraz Talebi Reddedilirse Ne Olur? 

Mükelleflerin satış sonrası hazırladığı e-Arşiv faturalara; düzenledikleri kişi veya kurumlar tarafından itiraz edilebilir. Bu işlemler özel entegratör sistemleriyle ya da GİB Portal hizmetiyle yapılmaktadır. İtiraz talepleri faturayı düzenleyen tarafa yapıldıktan sonra kabul edilirse; her iki tarafın da sanal formlarındaki kayıtlar silinir.  

Portal sisteminde alıcıya ait sanal BA formu ve satıcıya ait sanal BS formu bulunur. İptal ve itiraz işlemlerinin onay / ret sonucu ile birlikte bu formlarda yer alan kayıtlar değişiklik gösterir. Eğer iptal / itiraz kabul edilirse alıcı ve satıcının formunda ilgili fatura yer almaz. Ancak örneğin; alıcı taraf satıcıya e-Arşiv faturası için itiraz etmesine rağmen satıcı itirazı reddederse fatura satıcının BS formunda yer alır ama alıcının BA formunda yer almaz. 

E-SMM ve Ön Muhasebe Yönetiminde Dijital Destek Avantajı! 

Norma sayesinde şirketinizin tüm finansal yönetim ihtiyaçlarını tek platformda karşılamak artık mümkün! Ücretsiz şirket kuruluşu dahil olmak üzere e-dönüşüm ve Mali Müşavirlik kategorilerinde profesyonel danışmanlık hizmeti alabileceğiniz Norma’yı kullanın, vaktiniz ve enerjiniz işinize kalsın!